Membuat SOP Pelayanan Pelanggan Bisnis Online Shop

Apakah online shop membutuhkan adanya standar operasional prosedur atau SOP? 

Ya tentunya, dalam setiap jenis bisnis apapun, keberadaan SOP sangat dibutuhkan untuk memastikan kualitas layanan yang diberikan admin kepada pelanggan agar tetap terjaga dengan baik, sehingga tingkat kepuasan dan retensi pelanggan pun dapat dipertahankan atau bahkan ditingkatkan.

SOP Pelayanan Pelanggan Online Shop adalah prosedur yang menjadi pedoman standar pelaksanaan semua aktivitas dan tugas admin dalam bisnis online shop apapun.

Mengapa admin online shop perlu membuat Standar Operasional Prosedur pelayanan pelanggan?

Karena pelanggan adalah partner bisnis terpenting yang perlu dikelola dengan baik.

Jenis Layanan Kriteria

Melakukan komunikasi dengan setiap konsumen online shop dengan cara:

1. Pelanggan disapa dengan ramah dan sopan sesuai template chat yang ditentukan.
2. Produk yang ditawarkan dijelaskan kepada konsumen sesuai SOP tentang pengetahuan produk.

Merespon pesanan dari konsumen online shop dengan cara:

1. Menerima pesanan dari konsumen.
2. Merespon dan memberi penjelasan secara detil jika ada pertanyaan dari konsumen terkait produk dan layanan.

Menyiapkan order atau pesanan dari konsumen online shop

1. Produk dibuat sesuai dengan pesanan konsumen sesuai standar yang berlaku
2. Produk dikemas sesuai dengan cara yang sudah ditentukan
3. Produk dikirim sesuai dengan waktu yang dijanjikan dan memastikan alamat konsumen

Menggunakan template chat untuk merespon online shop

1. Menggunakan template chat yang sudah ditentukan untuk merespon konsumen
2. Merespon chat dengen responsif atau real time

Rincian SOP Pelayanan Pelanggan Online Shop

1. Menyiapkan customer service

Menyiapkan customer sevice bertujuan untuk membantu pelayanan pada pelanggan. Diharapkan Admin atau CS dapat merespons pesanan (take order) serta meyakinkan calon konsumen untuk membeli (closing)

2. Cara Merespons Pesanan

1. Gunakan sapaan yang sewajarnya ketika menerima pesanan
2. Siapkan template pesanan yang mudah disalin untuk beragam chat pelanggan
3. Berikan pilihan produk di akhir percakapan kepada pelanggan
4. Jika ada pelanggan komplain atau menyampaikan keluhan, pikirkan cara menanggapinya dengan bijak

3. Template chat untuk customer service

1. Sapaan netral untuk semua konsumen
2. Akhiri percakapan dengan pertanyaan tertutup
3. Berikan penawan promosi pada pesan penutup
4. Pastikan faya pesan dan sapaan sesuai dengan produk dan audiens
5. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk memberi kesan profesional
6. Hindari penggunaan singkatan yang membingungkan konsumen
7. Hindari penggunaan emoji berlebihan

Itulah sedikit pembahasan singkat mengenai Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Pelanggan Bisnis Online Shop, semoga bermanfaat.